Gestionale su misura o pronto: come decidere
Di AAgency
Scegli il software pronto se copre il tuo modo di lavorare senza fogli e passaggi a mano accanto; valuta un gestionale su misura se il tuo processo è ciò che ti distingue o se il software pronto ti obbliga a lavori doppi. Lo diciamo anche se i gestionali li costruiamo noi: quando un software pronto basta, è la scelta giusta.
- La regola in una domanda
- Il costo nascosto del software pronto adattato a mano
- Quando il su misura ha senso
- Le sette cose da confrontare
- Come partire senza rischiare troppo
- Domande frequenti
La regola in una domanda
Prima di confrontare prezzi e funzioni, rispondi a questo: riesco a descrivere il mio modo di lavorare in una pagina, e un software pronto lo copre senza che io debba tenere un foglio accanto?
Se la risposta è sì, compra pronto. Avrai un prodotto già provato da altri, con assistenza e aggiornamenti, e non pagherai di dover inventare ciò che esiste già. Se la risposta è no, non è detto che serva il su misura: serve capire dove sta la differenza e quanto pesa.
Il costo nascosto del software pronto adattato a mano
Il software pronto sembra la scelta più economica, perché il conto da pagare è chiaro e subito. Il costo che non vedi si forma dopo, ed è fatto di cose piccole:
- I fogli accanto. Una parte del lavoro non entra nel programma, così la tieni in un file. Ora i dati stanno in due posti e nessuno sa quale è giusto.
- I doppi inserimenti. Lo stesso dato scritto due volte, da due persone, in due momenti. Ogni passaggio è un errore possibile.
- Le scorciatoie. Un campo usato per scrivere una cosa che non c'entra, perché non ce n'è uno adatto. Dopo un anno nessuno ricorda cosa significa.
- Il tempo di chi insegna. Chi arriva nuovo deve imparare il programma e anche tutti i trucchi per aggirarlo.
Nessuna di queste voci compare in un preventivo, ma tutte si pagano in ore. Fai un test onesto: per una settimana segna ogni volta che qualcuno esce dal programma per fare una cosa a mano. Quell'elenco è il costo nascosto.
Quando il su misura ha senso
Un gestionale costruito sul tuo modo di lavorare ha senso quando:
- il processo è la tua differenza: il modo in cui prendi un contatto, lo segui e lo chiudi è ciò che i clienti notano di te;
- i software pronti lo coprono solo in parte e l'elenco di ciò che fai a mano è lungo;
- hai bisogno di collegare cose che di solito non parlano fra loro, come i contatti che arrivano dagli annunci, i messaggi e le attività dei tecnici o dei venditori;
- vuoi che le persone usino uno strumento semplice, con ciò che serve a ciascuno e nient'altro.
Un esempio dal nostro lavoro: un assistente clienti che propone all'ufficio chi richiamare e perché, scegliendo vicino ai giri già programmati dei tecnici. Decide sempre l'ufficio. Una funzione così nasce dal modo di lavorare di una singola azienda: è il tipo di cosa per cui si valuta il su misura. Altri gestionali e cruscotti, mostrati con dati finti, sono nella pagina sul nostro software.
Le sette cose da confrontare
| Cosa guardi | Software pronto | Gestionale su misura |
|---|---|---|
| Adattamento al processo | Tu ti adatti al programma, entro i suoi limiti | Il programma si adatta a te |
| Tempo per cominciare | Subito, dopo la configurazione | Serve un periodo di progetto e di prova |
| Costo | Costi chiari e ricorrenti, più il lavoro che fai a mano | Costo di costruzione e di manutenzione, da chiarire per iscritto |
| Cambiamenti nel tempo | Dipendi dalla roadmap del fornitore | Cambi quando serve, con chi lo mantiene |
| Collegamento con ciò che usi | Dipende dai collegamenti previsti | Si costruisce sul tuo caso |
| Dati | Controlla come li esporti e dove stanno | Chiedi che siano tuoi e che si possano esportare |
| Dipendenza dal fornitore | Sì, dal produttore | Sì, da chi lo ha costruito: scegli chi lascia il codice e la documentazione leggibili |
Nessuna delle due strade ti libera dalla dipendenza: cambia da chi dipendi. Prima di firmare, chiedi in entrambi i casi che cosa succede se un giorno vuoi andare via e come ti vengono restituiti i dati.
Come partire senza rischiare troppo
Un gestionale su misura non si costruisce tutto insieme. Si parte da un flusso solo, quello che oggi costa più lavoro a mano, e lo si fa funzionare bene. Poi si aggiunge il resto, un pezzo alla volta, guardando che cosa le persone usano davvero.
Esiste anche una strada di mezzo: usare un software pronto per ciò che è uguale per tutti e costruire su misura solo la parte che manca. Spesso è la più ragionevole.
Un buon progetto parte con alcune cose scritte: quale problema risolve, chi lo usa, quali dati contiene, chi li possiede e come si cambia. Se un fornitore non te le chiede, è un cattivo segno. Prima capiamo di cosa hai davvero bisogno: è da lì che comincia anche il nostro lavoro. Sul costo, non diamo cifre in un articolo: dipende da cosa serve. Scrivici che cosa devi gestire e ti diciamo che cosa ci vuole.
Domande frequenti
Conviene un gestionale su misura?
Conviene quando il tuo processo è una parte importante del tuo lavoro e un software pronto ti lascia con lavori a mano e dati in più posti. Se un programma pronto copre ciò che fai, non conviene.
Quanto costa un gestionale su misura?
Dipende da quanti flussi copre, da chi lo usa e da come si collega ad altri strumenti. Qui non diamo cifre: scrivici che cosa devi gestire e ti diciamo che cosa serve.
Quanto tempo ci vuole?
Dipende dalla dimensione del primo flusso. Per questo si parte da un pezzo solo, da provare con le persone che lo useranno, invece di aspettare la versione completa.
Che cosa succede ai dati se cambio fornitore?
Dev'essere deciso prima, per iscritto: dove stanno, chi li possiede e in che formato si esportano. Vale per il software pronto e per quello su misura.
AAgency